Das Multitool für Ihre Einsätze
Flagshift vereint, was andere trennen. Alle Aspekte der Personalplanung in einer Plattform.
Einsatzplanung
Einsatzplanung mit System
Flagshift bildet die gesamte Planungskette Ihrer Personaleinsätze ab, von Kundenaufträgen über einzelne Projekte bis hin zu Einsatzorten. So behalten Projektleiter den Überblick über Aufgaben, Zeiten und Anforderungen, noch bevor die konkrete Personaleinteilung beginnt.
Einsätze strukturieren
Positionen, Zeiträume und benötigte Personen pro Einsatz definieren und in klaren Bereichen mehrstufig verschachteln
Projekte & Kunden verknüpfen
Auftraggeber, Projekte und Einsatzorte zentral verwalten und logisch verbinden
Konditionen & Preise
Kundenspezifische Stundensätze, Rollen und Abrechnungsparameter hinterlegen
Personalplanung
Dienste vorbereiten
Flagshift macht Ihre Einsatzplanung bereit für die Personaleinteilung. Auf Basis Ihrer individuellen Anforderungen erstellen Sie konkrete Dienste, die nach Zeit, Team und Qualifikation geplant werden können. So behalten Disponenten auch bei großen Projekten die Kontrolle über über offene und veröffentlichte Jobs, deren Sichtbarkeit und alle Infos, die Bewerbern angezeigt werden.
- Dienste generieren:
Slots anlegen (z. B. 8- oder 12-Stunden-Dienste) und Serien über längere Zeiträume automatisch erstellen - Teams & Subunternehmer:
Aufgaben auf Teams verteilen oder an verbundene Subunternehmen auslagern - Jobs veröffentlichen:
Positionen mit Filterkriterien oder bestimmten Gruppen teilen und Bewerbungen zentral verwalten
Personal besetzen
In der Personaleinteilung teilen Disponenten verfügbare Mitarbeitende auf zu besetzende Dienste ein. Flagshift zeigt übersichtlich, wer sich beworben hat, wer verfügbar ist und welche Anforderungen erfüllt sind.
- Übersichtliche Auswahl:
Filter nach Verfügbarkeit, Qualifikation, Geschlecht oder bestehenden Einsätzen - Zentrale Verwaltung:
Bewerbungen prüfen, Zu- und Absagen dokumentieren und Einteilungen bestätigen - Verbindliche Bestätigung:
Eingeteilte Mitarbeitende bestätigen ihren Dienst aktiv und besiegeln ein beidseitiges Vertragsverhältnis - Planung im Blick:
Rascher Überblick, wo Personal fehlt und wie viel Prozent eines Dienstes bereits besetzt sind
Personalverwaltung
Mitarbeiterverwaltung & Onboarding
Flagshift zentralisiert alle Informationen zu Ihren Mitarbeitenden, von Stammdaten über Onboarding bis zu individuell definierten Zusatzfeldern. Mit Spezialfeldern, Kategorien und Tags legen Firmen fest, welche Informationen für Mitarbeitende erfasst und verwaltet werden.
- Stammdaten & Spezialfelder:
Kontaktdaten, Bankdaten und frei definierbare Zusatzfelder verwalten, z. B. Ausweiskopie, Konfektionsgröße oder Führerschein - Onboarding & Sichtbarkeit:
Neue Mitarbeitende per E-Mail einladen und Berechtigungen pro Feld individuell steuern (sichtbar, bearbeitbar, verpflichtend) - Tag-System:
Mitarbeitende nach Kategorie, Qualifikation oder Teamzugehörigkeit markieren und gruppieren - Benutzerverwaltung:
Inaktive Personen können gesperrt oder erst nach Onboarding-Review freigeschaltet werden.
Mitarbeiterakten pflegen
Jede Person verfügt über eine vollständige Akte, die vergangene, laufende und zukünftige Einsätze dokumentiert. Alle Aktivitäten – Bewerbungen, Dienste, Abwesenheiten oder Bewertungen – sind chronologisch und filterbar erfasst.
- Übersichtliche Historie:
Vergangene und kommende Dienste, Bewerbungen und Absagen einsehen - Leistung und Verhalten:
No-Shows, Dienstabsagen und Anmeldestatus bei der ÖGK dokumentiert - Ansichten und Filter:
Akten als Liste oder Kalender darstellen, nach Zeitraum und Kategorie filtern
Teams orgnisieren
Mitarbeitende lassen sich in Teams organisieren, um die Planung und Einteilung zu strukturieren. Teamleiter können ihre Mitglieder selbstständig verwalten, einteilen und auf Positionen verteilen.
Teamstruktur
Mitarbeitende intern in Teams organisieren und Zuständigkeiten klar abbilden
Rollen & Rechte
Rollen mit eigenen Berechtigungen und Verant-wortungsbereichen definieren
Zielgerichtete Planung
Positionen gezielt für passende Teams reservieren und Besetzungen beschleunigen
Live-Zeiterfassung
Arbeitszeiten Live im Blick
Flagshift erfasst Arbeitszeiten in Echtzeit, minutengenau, transparent und auf Basis klar definierter Berechtigungen. Disponenten, Supervisor und Mitarbeitende behalten in der App jederzeit den Überblick über aktive, laufende und abgeschlossene Dienste.
- Berechtigungen & Sichtbarkeit:
Festlegen, wer Zeiterfassungen starten oder beenden darf, individuell oder hierarchiebasiert je nach Position und Rolle - Zeiterfassungsliste:
Übersicht über alle Mitarbeitenden mit aktuellem Status – eingeteilt, aktiv, beendet oder nicht erschienen - Positionsliste:
Anzeige der untergeordneten Positionen und eingeteilten Mitarbeitenden, inklusive Live-Status, wer bereits anwesend ist oder fehlt - Zeiterfassungsmodi:
Self Scan (Mitarbeitende scannen Wand-QR-Code), Supervisor Scan (Supervisor scannt Mitarbeiter-QR-Code) oder Supervisor-Liste (Zeiterfassung direkt aus der Übersicht starten oder beenden) - Rundungseinstellungen:
Zeitrundungen werden firmenspezifisch oder pro Kunde festgelegt und automatisch bei der Auswertung berücksichtigt
Analyse und Abrechnung
Faire Abrechnung für alle Seiten
Flagshift trennt Abrechnungslogiken in zwei Stränge – für Auftraggeber und Mitarbeitende. Beide Seiten laufen synchron auf Grundlage von tatsächlich geleisteten und erfassten Stunden, bleiben aber unabhängig voneinander. So lassen sich Stunden, Rundungen und Abrechnungen exakt und transparent für beide Seiten nachvollziehen.
Abrechnung für Mitarbeitende
Die erfassten Arbeitszeiten werden minutengenau gespeichert und können bei Bedarf angepasst oder korrigiert werden. Rundungsregeln sorgen für einheitliche Werte in der Lohnverrechnung.
- Exakte Zeiterfassung:
Tatsächliche Arbeitszeiten werden automatisch dokumentiert und bleiben jederzeit nachvollziehbar - Anpassungen vornehmen:
Zeiten können vor oder nach der Rundung manuell korrigiert werden - Individuelle Rundung:
Rundungsarten (aufrunden, abrunden oder kaufmännisch) und Intervalle (5, 15, 30 oder 60 Minuten) für präzise Ergebnisse festlegen.
Abrechnung für Auftraggeber
Für Auftraggeber erfolgt eine getrennte Verarbeitung. So können Leistungen, Zeiten und Kosten klar abgegrenzt und auftragsbezogen abgerechnet werden.
- Eigene Rundungslogik:
Für jeden Auftraggeber individuelle Rundungsregeln und Konditionen festlegen - Freigabeprozess:
Vor dem Export können Stunden, Rundungen und Korrekturen durch Projektleiter geprüft und freigegeben werden. - Gegencheck & Korrektur:
Erfasste Zeiten vor dem Export überprüfen und anpassen. Projektleiter behalten so die Kontrolle über Rundungen und Freigaben.
SV-Anmeldung
Sozialversicherung integriert
Flagshift übernimmt die automatische Anmeldung Ihrer Mitarbeitenden bei der zuständigen Krankenkasse, vollständig integriert und noch bevor der erste Dienst beginnt. Alle Anmeldungen sind zentral sichtbar und können bei Bedarf manuell gesteuert oder korrigiert werden.
Automatische Anmeldung
Mitarbeitende werden vor Dienstbeginn automatisch bei der ÖGK gemeldet, basierend auf ihren Einteilungen
Individuelle Einstellungen
Zeitpunkt der Meldung und Ausnahmen (z.B. Selbst-ständige, Fixangestellte) lassen sich flexibel konfigurieren
Rechtliche Sicherheit
Optional kann festgelegt werden, dass nur korrekt angemeldete Personen in die Zeiterfassung einsteigen dürfe
Subunternehmen
Subunternehmer einbinden
In Flagshift können Firmen als eigenständige Organisationen zusammenarbeiten. Über einen Subunternehmer-Code lassen sich Unternehmen direkt miteinander verknüpfen – Positionen können so einfach an Partnerfirmen ausgelagert werden, die diese eigenständig verwalten.
Verknüpfung per Code
Subunternehmen werden durch den Austausch eines eindeutigen Codes miteinander verbunden
Klare Datenhoheit
Mitarbeitendendaten bleiben vollständig beim Subunternehmen, Auftraggeber sehen nur relevante Infos wie Name und Dienststatus
Individuelle Einstellungen
Preise, Funktionen und Berechtigungen lassen sich pro Partnerschaft gezielt festlegen
Mitarbeiter Web Ansicht
Volle Übersicht Mobil und im Web
Neben der mobilen App bietet Flagshift auch eine browserbasierte Web-Ansicht. Mitarbeitende können dort ihre Dienste einsehen, Bewerbungen abgeben und persönliche Daten verwalten – perfekt auch für Personen ohne Smartphone.
Volle Transparenz
Kalender- oder Listenansicht aller kommenden und vergangenen Dienste
Einfache Verwaltung
Bewerbungen, Zusagen und Absagen direkt online bearbeiten
Selbstständige Pflege
Stammdaten und Dokumente jederzeit selbst aktualisieren
Alternative zum Smartphone
Auch ohne Handy sind die wichtigsten Funktionen im Web nutzbar
Supervisormodus in der App
Kontrolle im Einsatz
Der Supervisor-Modus bietet Einsatzleitungen volle Kontrolle direkt vor Ort. Berechtigte Supervisor sehen alle ihnen zugewiesenen Mitarbeitenden, Positionen und Dienste in Echtzeit und können Zeiterfassungen sowie Statusmeldungen unmittelbar verwalten.
- Direkt im Einsatz:
Supervisoren können Check-ins bestätigen, Zeiten prüfen und Mitarbeiterstatus aktualisieren - Berechtigungen gezielt vergeben:
Supervisoren nur für relevante Positionen oder Teams freischalten - Volle Übersicht:
Alle aktiven Mitarbeitenden, Positionen und Zeiten live im Blick behalten - Direktes Eingreifen:
Zeiterfassung starten oder beenden und Statusänderungen sofort durchführen
Hilfe & Effizienz
Usability für Ihre Einsätze
Flagshift unterstützt Planer mit praktischen Tools, die Routinearbeiten beschleunigen und große Datenmengen übersichtlich machen. Von Copy & Paste bis zu dynamischen Filtern ist die Plattform auf maximale Benutzerfreundlichkeit ausgelegt.
Smarte Arbeitsabläufe
Copy & Paste für Positionen, Serien-Einfügen und Shortkeys für häufige Aktionen
Visuelle Orientierung
Quick-Tags und Spaltenfarben zur schnellen Strukturierung, Live-Updates im Dashboard
Flexible Ansichten
Filter, Sortierung und Exporte für alle wichtigen Tabellen und Übersichten
Spezialfelder & Tags
Mit Spezialfeldern lässt sich Flagshift exakt auf Ihre internen Prozesse anpassen. Eigene Datenfelder können für fast alle Entitäten – etwa Projekte, Dienste oder Mitarbeitende – definiert werden, mit individuellen Datentypen und Sichtbarkeitsregeln.
Individuelle Datenerfassung:
Spezialfelder für Text, Datum, Datei, Kunde, Mitarbeiter oder Auswahlfelder
Multi-Edit & Filter
Mehrere Einträge können gleichzeitig angepasst werden, Filter und Sortierungen ermöglichen schnellen Überblick
Gezielte Sichtbarkeit
Felder können intern oder für Mitarbeitende sichtbar gemacht werden, etwa für Anfahrtslinks oder Einsatzinfos
Klar markiert
Tags erleichtern die Organisation und helfen, relevante Einträge auf einen Blick zu erkennen
Vertrauen beginnt im Gespräch
Wir gehen auf Ihre Bedürfnisse ein, von Profi zu Profi.